Manual de Participação
1. Objeto e âmbito de aplicação
1.1. O presente Manual e Condições Gerais de Participação, doravante designado por “Manual”, regula a participação de marcas, projetos, empresas, associações, organizações e demais entidades, doravante individualmente designadas por “Participante”, no evento Cidade Do Zero, doravante designado por “Evento”.
1.2. O Evento é uma iniciativa coletiva, desenvolvida em colaboração com entidades cujos projetos, atividades e valores sejam considerados compatíveis com o respetivo conceito, identidade e princípios orientadores.
1.3. As presentes condições destinam-se aos Participantes que intervenham no âmbito da sua atividade profissional, empresarial, comercial, artesanal, associativa ou institucional.
1.4. A apresentação de uma candidatura não garante a participação no Evento, a qual depende de seleção e posterior confirmação escrita pela organização da Cidade Do Zero, doravante designada por “Organização”.
1.5. A confirmação escrita da participação pela Organização, acompanhada da emissão da correspondente fatura, determina a reserva definitiva do espaço e a aplicação das presentes condições à participação confirmada.
2. Seleção e enquadramento dos participantes
2.1. A seleção dos Participantes compete exclusivamente à Organização, tendo em consideração, nomeadamente, a adequação ao conceito, aos valores, à curadoria, à identidade visual e às necessidades gerais do Evento.
2.2. A apresentação de uma candidatura não confere qualquer direito de participação enquanto não tiver sido emitida confirmação escrita pela Organização.
2.3. Cada inscrição e cada espaço atribuído correspondem exclusivamente a uma marca, projeto ou entidade.
2.4. Não é permitida, sem autorização prévia e escrita da Organização:
a) A partilha, cedência ou subocupação, total ou parcial, do espaço atribuído;
b) A representação, exposição, divulgação ou comercialização de produtos ou serviços de terceiros;
c) A transferência da inscrição ou da posição contratual para outra entidade;
d) A presença, ainda que temporária, de marcas, patrocinadores ou parceiros não identificados na candidatura aprovada.
2.5. A autorização eventualmente concedida pela Organização será válida apenas para a situação expressamente identificada e não constituirá precedente para situações futuras.
3. Preço, faturação e pagamento
3.1. O preço da participação, o IVA legalmente aplicável, o prazo de pagamento e os demais elementos comerciais constarão da proposta, da confirmação de participação ou da fatura emitida pela Organização.
3.2. Com a confirmação da participação e a emissão da correspondente fatura, o preço da participação torna-se integralmente devido, nos termos e no prazo constantes da respetiva fatura.
3.3. O preço da participação remunera, para além da presença física do Participante durante o Evento:
a) A reserva e indisponibilização do espaço para terceiros;
b) O trabalho de seleção e curadoria;
c) O planeamento do recinto e da distribuição dos participantes;
d) A preparação, produção, comunicação e gestão administrativa do Evento;
e) A integração do Participante no conceito e na programação geral;
f) Os compromissos e custos assumidos pela Organização em função da participação confirmada.
3.4. O incumprimento do prazo de pagamento não determina o cancelamento automático da inscrição nem extingue a obrigação de pagamento, sem prejuízo do direito da Organização de excluir o Participante e disponibilizar o espaço a terceiros.
3.5. Sobre os montantes vencidos e não pagos incidirão juros de mora à taxa legal aplicável às transações comerciais, desde a data de vencimento até ao respetivo pagamento integral, acrescidos dos custos de cobrança legalmente admissíveis.
4. Atribuição dos espaços e informações técnicas
4.1. A localização, configuração, dimensão e demais características do espaço destinado a cada Participante são determinadas pela Organização, considerando a configuração do recinto, as exigências técnicas e de segurança, a curadoria e o equilíbrio global do Evento.
4.2. A localização, as dimensões, a configuração e as demais características técnicas do espaço ou das estruturas disponibilizadas pela Organização serão comunicadas logo que se encontrem definitivamente estabelecidas e, sempre que possível, até duas semanas antes da data do Evento.
4.3. As imagens, plantas, esquemas, medidas ou indicações previamente disponibilizadas possuem natureza meramente indicativa e podem ser alteradas por razões técnicas, operacionais, regulamentares, meteorológicas, de segurança ou de organização geral.
4.4. A atribuição de um espaço diferente daquele que o Participante esperava ou preferia, desde que permita a participação em condições funcionalmente adequadas, não constitui incumprimento da Organização nem confere direito a cancelamento, redução do preço, indemnização ou reembolso.
4.5. O Participante reconhece que o planeamento do Evento é progressivo e que, à data da confirmação da participação ou da emissão da fatura, poderão ainda não estar definitivamente estabelecidas ou comunicadas informações relativas à localização, dimensões, configuração, estruturas, acessos, horários, montagem, fornecimento elétrico ou outras condições técnicas e operacionais.
A comunicação posterior, alteração ou atualização dessas informações, desde que efetuada em prazo razoavelmente compatível com a preparação da participação e não torne esta objetivamente impossível, não constitui incumprimento da Organização nem confere direito a desistência, cancelamento, redução do preço, indemnização ou reembolso.
5. Montagem, decoração e restituição do espaço
5.1. A conceção, montagem, decoração, exploração e desmontagem do espaço são da responsabilidade do Participante, devendo respeitar:
a) As instruções da Organização;
b) As regras do recinto;
c) As normas legais e regulamentares aplicáveis;
d) As exigências de segurança, acessibilidade e circulação;
e) Os princípios de sustentabilidade e redução de resíduos promovidos pelo Evento.
5.2. Todas as estruturas, equipamentos e elementos expositivos ou decorativos devem ser previamente comunicados à Organização através de imagem, esquema, ficha técnica ou memória descritiva.
5.3. A Organização poderá recusar ou ordenar a remoção de elementos que considere inadequados, inseguros, incompatíveis com o Evento ou não previamente autorizados.
5.4. Não é permitido furar, perfurar, colar, pregar, agrafar, aparafusar ou fixar elementos em paredes, pavimentos, árvores, equipamentos ou demais componentes do recinto, salvo autorização prévia e escrita da Organização.
5.5. É igualmente proibido:
a) Tapar, deslocar ou interferir com sinalética, equipamentos de segurança, avisos, extintores, corredores de circulação ou saídas de emergência;
b) Utilizar estruturas, equipamentos elétricos ou outros elementos não comunicados ou não autorizados;
c) Exceder os limites físicos do espaço atribuído;
d) Criar obstáculos, riscos ou perturbações para outros participantes, visitantes ou trabalhadores.
5.6. No termo da desmontagem, o espaço deve ser restituído livre de pessoas e bens e no mesmo estado de conservação e limpeza em que foi disponibilizado, ressalvado o desgaste decorrente de uma utilização normal e prudente.
5.7. Os custos de limpeza, remoção, reparação ou reposição resultantes de atos imputáveis ao Participante serão integralmente suportados por este, mediante apresentação da correspondente justificação ou documento de cobrança.
6. Comunicação, promoção e ativações
6.1. O Participante obriga-se a manter uma comunicação cuidada, responsável e compatível com a identidade e os valores do Evento.
6.2. Não é permitida a distribuição de flyers, catálogos, amostras, brindes ou outros materiais promocionais físicos sem autorização prévia e escrita da Organização.
6.3. Dependem igualmente de autorização prévia e escrita da Organização:
a) Happy hours, degustações, passatempos e ações promocionais;
b) Música, atuações, performances, workshops ou outras atividades;
c) Captação audiovisual profissional destinada a campanhas próprias;
d) Oferta, venda ou exposição de produtos de outras marcas;
e) Instalação de publicidade, sinalética ou equipamento sonoro;
f) Presença de parceiros, patrocinadores, influenciadores ou equipas externas.
6.4. A autorização concedida poderá ficar sujeita a condições relativas ao horário, som, segurança, licenciamento, duração, lotação ou utilização do espaço.
7. Propriedade intelectual, imagem e comunicação do Evento
7.1. O Participante declara possuir os direitos, autorizações e licenças necessários à utilização das marcas, logótipos, imagens, conteúdos, produtos e materiais que apresente no Evento.
7.2. O Participante autoriza a Organização, a título gratuito e não exclusivo, a utilizar a sua denominação, marca e logótipo na comunicação institucional e promocional do Evento, incluindo em sítios eletrónicos, redes sociais, programas, mapas, imprensa e materiais de arquivo.
7.3. O Evento poderá ser objeto de captação fotográfica, sonora e audiovisual destinada à sua documentação, arquivo, divulgação e promoção.
7.4. O Participante reconhece que a cobertura do Evento atende à respetiva narrativa, ambiente e identidade global, não existindo qualquer obrigação de:
a) Fotografar ou filmar individualmente todos os Participantes;
b) Publicar conteúdos relativos a cada Participante;
c) Garantir um número mínimo de imagens, referências, publicações ou alcance;
d) Entregar ao Participante os ficheiros produzidos.
7.5. O Participante é responsável por informar previamente os membros da sua equipa sobre a existência de captação de imagem no recinto e por obter as autorizações que sejam legalmente necessárias relativamente às captações que ele próprio promova.
8. Condições do recinto e natureza exterior do Evento
8.1. O Participante declara ter conhecimento de que o Evento decorre total ou parcialmente ao ar livre e aceita as características e limitações inerentes a esse contexto.
8.2. O Participante deve preparar o seu espaço, mercadorias, equipamentos e materiais para condições meteorológicas razoavelmente previsíveis, incluindo chuva, vento, humidade, calor, frio, poeiras ou exposição solar.
8.3. A ocorrência de condições meteorológicas adversas, limitações do terreno, irregularidades do pavimento ou outras características próprias de um espaço exterior não confere, por si só, direito ao cancelamento da participação, redução do preço, indemnização ou reembolso.
8.4. A Organização poderá modificar horários, acessos, localização dos espaços, procedimentos de montagem ou outras condições operacionais sempre que tal seja razoavelmente necessário para proteger pessoas e bens ou assegurar a realização do Evento.
9. Segurança e responsabilidade pelos bens
9.1. O Participante é o único responsável pela guarda, vigilância, conservação, transporte e seguro dos seus produtos, mercadorias, equipamentos, valores e demais bens durante a montagem, realização, encerramento e desmontagem do Evento.
9.2. A Organização não responde por furtos, extravios, perdas ou danos sofridos por bens do Participante, salvo quando resultem de atuação dolosa ou de culpa grave que lhe seja diretamente imputável ou nos demais casos em que a responsabilidade não possa ser legalmente excluída.
9.3. O Participante deverá contratar os seguros adequados à natureza da sua atividade, incluindo, quando aplicável, seguro de responsabilidade civil, acidentes de trabalho, mercadorias, equipamentos e danos próprios.
9.4. O Participante obriga-se a cumprir prontamente todas as instruções de segurança transmitidas pela Organização, pelo proprietário ou gestor do recinto e pelas autoridades competentes.
10. Presença e funcionamento
10.1. O Participante obriga-se a manter o espaço integralmente montado, operacional, cuidado e acompanhado por pessoal suficiente durante todo o horário de abertura do Evento.
10.2. A montagem tardia, desmontagem antecipada, ausência da equipa ou encerramento do espaço durante o horário do Evento dependem de autorização prévia da Organização, salvo situação urgente devidamente comprovada.
10.3. A impossibilidade de o Participante assegurar a sua presença ou equipa não determina o cancelamento da participação nem o exonera do pagamento integral do preço.
11. Desistência e cancelamento pelo Participante
11.1. Após a confirmação da participação e a emissão da correspondente fatura, a participação considera-se definitiva e irrevogável por iniciativa do Participante.
11.2. Qualquer desistência, cancelamento, renúncia, ausência ou impossibilidade de participação comunicada ou verificada após a emissão da fatura, independentemente:
a) Da antecedência com que seja comunicada;
b) Do motivo invocado;
c) De a fatura se encontrar ou não paga;
d) De a Organização conseguir ou não atribuir o espaço a um terceiro;
e) De o Participante chegar a ocupar ou utilizar o espaço,
não extingue nem reduz a obrigação de pagamento integral do preço faturado e não confere direito a restituição, crédito, compensação, transferência para uma edição futura ou indemnização.
11.3. O regime previsto no número anterior aplica-se, nomeadamente, a desistências motivadas por:
a) Discordância quanto à localização, dimensão ou características do espaço;
b) Previsão ou ocorrência de condições meteorológicas adversas;
c) Indisponibilidade do Participante, da sua equipa ou dos seus fornecedores;
d) Insuficiência de produtos, materiais, licenças ou recursos humanos;
e) Alteração da estratégia comercial ou das circunstâncias económicas do Participante;
f) Falta de pagamento ou dificuldades financeiras;
g) Resultados comerciais, afluência ou exposição mediática inferiores às expectativas;
h) Falta, pendência, caráter provisório ou comunicação posterior das dimensões, configuração ou demais características técnicas do espaço ou das estruturas disponibilizadas pela Organização;
i) Falta, pendência ou comunicação posterior da localização exata, acessos, horários, condições de montagem, fornecimento elétrico ou outras informações técnicas ou operacionais do Evento.
11.4. A Organização poderá, por decisão exclusivamente sua e sem que daí resulte qualquer obrigação ou precedente, autorizar a substituição do Participante por outra entidade que cumpra os critérios de seleção.
11.5. Qualquer substituição apenas produzirá efeitos após aprovação escrita da Organização e regularização de todos os montantes devidos.
11.6. O regime previsto neste artigo não prejudica os direitos que resultem de disposições legais imperativas ou de incumprimento definitivo exclusivamente imputável à Organização.
11.7. A falta de comunicação, à data da confirmação da participação, da emissão da fatura ou da desistência, das dimensões ou demais especificações técnicas do espaço ou das estruturas não constitui fundamento para cancelamento e não extingue nem reduz a obrigação de pagamento, desde que tais informações sejam disponibilizadas pela Organização em prazo razoavelmente compatível com a montagem e preparação da participação.
11.8. O disposto no número anterior não é aplicável quando a omissão ou comunicação manifestamente tardia das informações seja exclusivamente imputável à Organização e torne objetivamente impossível a participação ou a preparação do espaço em condições materialmente adequadas.
12. Incumprimento e exclusão do Participante
12.1. A Organização poderá recusar o acesso, suspender uma atividade ou determinar a exclusão imediata do Participante quando este:
a) Viole o presente Manual ou instruções legítimas da Organização;
b) Apresente marcas, produtos, serviços ou atividades não autorizados;
c) Coloque em risco a segurança de pessoas ou bens;
d) Adote comportamento ilícito, ofensivo, discriminatório ou incompatível com os valores do Evento;
e) Não proceda ao pagamento nos prazos acordados;
f) Preste informações falsas ou inexatas;
g) Não disponha das licenças, autorizações ou seguros necessários.
12.2. Sempre que a gravidade ou urgência da situação o permita, a Organização notificará o Participante para corrigir o incumprimento dentro de um prazo razoável.
12.3. A exclusão determinada por facto imputável ao Participante não extingue a obrigação de pagamento nem confere direito a reembolso, crédito, compensação ou indemnização, sem prejuízo do direito da Organização a ser ressarcida pelos danos adicionais sofridos.
13. Obrigações e responsabilidade do Participante
13.1. O Participante assume integral responsabilidade pelas atividades desenvolvidas no Evento e pelos atos e omissões dos seus sócios, trabalhadores, colaboradores, representantes, fornecedores e subcontratados.
13.2. Compete ao Participante, nomeadamente:
a) Cumprir todas as obrigações legais, fiscais, laborais, contributivas, ambientais e de segurança aplicáveis;
b) Emitir os documentos fiscalmente exigíveis relativamente às vendas que realize;
c) Obter e manter válidas todas as licenças, autorizações, registos e seguros necessários;
d) Assegurar a conformidade, segurança, qualidade, rotulagem e rastreabilidade dos seus produtos e serviços;
e) Responder por danos causados ao recinto, equipamentos, Organização, outros participantes, visitantes ou terceiros;
f) Cumprir a legislação relativa a preços, publicidade, propriedade intelectual, proteção de dados, consumo e segurança alimentar, quando aplicável.
13.3. O Participante obriga-se a indemnizar a Organização pelos prejuízos, custos, encargos ou responsabilidades que resultem de facto que lhe seja imputável, incluindo reclamações de terceiros e custos razoáveis de defesa, sem prejuízo dos limites impostos por lei.
14. Alteração, adiamento e cancelamento do Evento
14.1. A Organização poderá introduzir alterações razoáveis ao programa, horários, planta, acessos, localização ou modo de realização do Evento quando justificadas por razões técnicas, operacionais, regulamentares, meteorológicas, de segurança ou de interesse geral do Evento.
14.2. Uma alteração que não impeça a participação em condições materialmente equivalentes não confere direito a cancelamento, redução do preço ou indemnização.
14.3. Em caso de adiamento, a inscrição e os montantes pagos transitam automaticamente para a nova data, desde que esta seja comunicada ao Participante e ocorra dentro de um prazo razoável.
14.4. Caso o Evento seja definitivamente cancelado por decisão exclusivamente imputável à Organização e não seja indicada uma data alternativa, serão restituídos os montantes pagos pela participação, não sendo devida qualquer indemnização adicional, salvo disposição legal imperativa em contrário.
15. Força maior
15.1. Nenhuma das partes será responsável pelo incumprimento ou atraso causado por acontecimento de força maior, entendido como facto imprevisível ou inevitável, exterior à vontade e ao controlo razoável da parte afetada.
15.2. Constituem, nomeadamente, situações suscetíveis de ser qualificadas como força maior:
a) Fenómenos meteorológicos extremos;
b) Incêndios, inundações ou outras catástrofes;
c) Epidemias ou pandemias;
d) Atos, proibições ou restrições impostos por autoridades públicas;
e) Greves gerais;
f) Conflitos armados, atos de terrorismo ou perturbações graves da ordem pública;
g) Falhas generalizadas de energia, comunicações ou outros serviços essenciais;
h) Outros acontecimentos imprevisíveis ou inevitáveis de natureza equivalente.
15.3. Perante uma situação de força maior, a Organização poderá alterar, suspender, adiar ou adaptar o Evento, incluindo o respetivo local, horário, duração ou formato.
15.4. Em caso de adiamento por força maior, a participação mantém-se válida para a nova data e os montantes pagos permanecem afetos à realização do Evento.
15.5. Se a força maior tornar definitivamente impossível a realização do Evento, as respetivas consequências financeiras serão determinadas de acordo com a legislação aplicável, ponderando as prestações já realizadas e os custos que possam legalmente ser considerados.
16. Comunicações
16.1. As comunicações relevantes entre a Organização e o Participante devem ser efetuadas por escrito, preferencialmente por correio eletrónico para os endereços indicados na candidatura ou na confirmação de participação.
16.2. O Participante é responsável por assegurar que os dados de contacto fornecidos permanecem corretos e atualizados.
16.3. As comunicações consideram-se recebidas na data do respetivo envio, salvo quando o remetente receba uma mensagem automática indicando a impossibilidade da sua entrega.
17. Integração, alterações e invalidade parcial
17.1. O presente Manual, juntamente com a candidatura, a proposta comercial, a confirmação de participação e a fatura, estabelece as condições aplicáveis à participação no Evento.
17.2. Qualquer alteração ou condição especial apenas será válida se constar de documento escrito emitido ou confirmado pela Organização.
17.3. A eventual invalidade, nulidade ou ineficácia de uma disposição não determina a invalidade das restantes disposições.
17.4. A disposição afetada deverá, na medida legalmente admissível, ser substituída ou interpretada de forma a produzir um resultado económico e contratual tão próximo quanto possível do inicialmente pretendido.
17.5. A tolerância da Organização relativamente a qualquer incumprimento não constitui renúncia aos seus direitos nem impede a respetiva exigência posterior.
18. Lei aplicável e resolução de litígios
18.1. As presentes condições e a participação no Evento são reguladas pela lei portuguesa.
18.2. A Organização e o Participante procurarão resolver de boa-fé e por via negocial qualquer divergência decorrente da interpretação, validade ou execução das condições de participação.
18.3. Sem prejuízo das regras imperativas de competência territorial, será competente o tribunal da comarca da sede da Organização, com expressa renúncia a qualquer outro, quando essa renúncia seja legalmente admissível.